Ein nach modernen Gesichtspunkten eingeführtes Wissensmanagement wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich verbilligen, die Einarbeitungszeit verkürzen und gleichzeitig die Belastung der Kollegen verringern. Um bezüglich der Kosten hierfür auf der sicheren Seite zu sein, sollten sich die Aufwendungen zumindest an der individuellen Fluktuation und der zu erhebenden "gefühlten" Einarbeitungszeit im Betrieb orientieren. Dieser Beitrag zeigt von Mitarbeitern empfundene Defizite auf, belegt den Nutzen von unternehmensinternem Wissensmanagement und gibt eine Kalkulationsgrundlage für ein Wissensmanagement-Budget.

Im Jahre 1997 entstanden allein für Auszubildende in Deutschland in den Betrieben Bruttokosten in Höhe von ca. 29,6 Mrd. DM - das ist annähernd das Doppelte des Haushalts des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (14,9 Mrd.) im Jahre 2001.

Darin sind noch nicht die Kosten für die Einarbeitung berufserfahrener neuer Mitarbeiter durch Fluktuation enthalten: Bereits bei Zugrundelegen einer nur dreiprozentigen jährlichen Fluktuation kommt noch mal ein Betrag in fast dergleichen Größenordnung hinzu: realistisch sind ca. 12 Mrd. DM bei einer "Lernzeit" von 6 Personenwochen, also der Zeit, die vom Arbeitgeber für nichtproduktive Arbeitszeit kalkuliert werden muß - und zusätzlich ist die Belastung der Kollegen einzukalkulieren. Die empfundene Länge der Einarbeitungszeit neuer Kollegen (siehe Grafik) beträgt durchschnittlich 10 Wochen, in der Grafik gekennzeichnet mit "heute". Eine Kontrolle erfolgte durch Selbsteinschätzung zur Dauer der eigenen Einarbeitungszeit, hier ergaben sich immer noch über 9 Wochen.

Die statistischen Daten, die in diesem Beitrag angegeben werden, basieren auf einer Ende des Jahres 2000 durchgeführten Umfrage bei 23 kleinen und mittelständischen Unternehmen KMU und sind damit hochaktuell.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bedeutet für die einzelnen Betriebe, dass sie insbesondere ihr unternehmensspezifisches Wissen präsent halten und weitergeben müssen. Während der Einarbeitungszeit erfolgt der Bezug der Informationen (siehe Grafik) überwiegend über Vorgesetzte, Arbeitskollegen und interne Besprechungen. Selbst das altbekannte Schwarze Brett spielt noch eine wichtige Rolle. Eine viel geringere Bedeutung hat für die neuen Mitarbeiter der Informationsbezug aus anderen Quellen wie dem Intranet - bei den befragten Betrieben offensichtlich viel zu gering vertreten oder zuwenig genutzt - und dem Internet.

Kollegen unterweisen also die Neulinge in den "Regeln der Kunst" ganz wesentlich direkt oder während der Abteilungs- und Teambesprechungen. Diese Aufgabe kann zunehmend durch gut eingeführtes Wissensmanagementsystem unterstützt werden. Es leuchtet ein, dass gut verwaltetes und auf Abruf verfügbares Wissen nicht nur ein fast unermeßliches Kapital darstellt, sondern auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verkürzt. Mögliche Maßnahmen zur Verkürzung der Einarbeitungszeit (siehe Grafik) werden ganz überwiegend unternehmensintern erwartet, die Hilfe durch externe Schulungen wird vergleichsweise gering bewertet.

Der Vorteil der Zusammenfassung aller erforderlichen Maßnahmen innerhalb eines Wissensmanagementkonzepts ist demnach: Unternehmensinternes und fachliches Wissen wäre detailgenau und bei Bedarf ohne nennenswerte Suchzeiten verfügbar. Die Fehleranfälligkeit, verursacht durch unzureichende Informationen, sinkt drastisch, Nachfragen bei Kollegen bzw. Vorgesetzten, Nacharbeiten und Redundanzen werden vermieden, letztlich kann sogar Innovation angeregt werden.

Die Firma Siemens beispielsweise erwirtschaftete im Jahre 2000 mittels ihres Wissensmanagementsystems ShareNet 250 Millionen DM zusätzliche Umsätze. Das sind zwar derzeit nur 0,3% ihres Gesamtumsatzes, aber grob geschätzt die dreifache Summe der Aufwendungen im Bereich "Auszubildende".

Dieses Beispiel aus dem Bereich der Industrie zeigt, dass es lohnt, die Auswirkungen von Wissensmanagement auf die ungleich höher zu Buche schlagenden Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter auch für kleinere Betriebe unter die Lupe zu nehmen. In einer wissenschaftlichen Arbeit zum "Stand des Wissensmanagements bei KMU" widmete sich Frau Yvonne Fresemann dieser Aufgabe im Auftrag der Firma JSmoin Softnet AG in Hamburg. Die Analyse bestand aus zwei Teilen:

1. Benutzung des IT-Tools MFE zur Erstellung und Auswertung von Umfragen

2. Durchführung einer Umfrage zum Thema "Stand des Wissensmanagements in KMU"

Zum ersten Teil: Der methodisch-technische Zugang zur Durchführung einer Umfrage und Auswertung der Fragebögen wurde unter Zuhilfenahme des Multifunktionellen Evaluationstool MFE der JSmoin Softnet AG absolviert. Dieses Instrument ermöglichte einen großangelegten Feldversuch. Die empirische Untersuchung bezieht sich auf einen repräsentativen Ausschnitt von 23 kleinen und mittelständischen Unternehmen in Norddeutschland. Die Software, die im Internet implementiert ist, hat sich mittlerweile selbst zu einem Wissensmanagement-Tool entwickelt. Sie ermöglicht es, bewährte Standardumfragen auszuwählen, aber auch beliebige eigene Fragebögen zu erstellen, Mitarbeiterumfragen durchzuführen und zeitnah automatisch auszuwerten. Darüber hinaus können Zeitreihen von Entwicklungsverläufen innerhalb von Firmenprozessen abgebildet und Abteilungsdaten beliebig genau in einem Benchmarking verglichen werden.

Zum zweiten Teil: Im Zentrum der empirischen Untersuchung steht die Frage nach einer möglichen praktischen Verkürzung betrieblicher Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter. Ein eigens hierfür entwickelter Fragebogen erhebt subjektive Meinungsdaten zur Einschätzung des Zusammenhangs von Wissensmanagement und Einarbeitungszeit mit folgenden wesentlichen Ergebnissen:

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Die konkreteren Fragen nach Einsparungspotential bei der Einarbeitungszeit durch Wissensmanagement (siehe Grafik) ergibt deutliche Zahlenwerte: mehr als 60% der Befragten sehen ein Einsparungspotential zwischen 21% und 60% für neue Mitarbeiter. Die große Streubreite der Antworten ist abhängig vom Stellenprofil - die Einarbeitung in einfache Tätigkeiten wird vermutlich sehr schnelle Erfolge zeigen, demgegenüber ist bei Spezialisten mit Einarbeitungszeiten von 3 Monaten und mehr zu rechnen und die prozentuale Verkürzung fällt dementsprechend gering aus.

Bezieht man diese Werte wie eingangs dargestellt auf die empfundenen Einarbeitungszeiten von 9-10 Wochen, dann werden auch bei vorsichtiger Schätzung über 3 Personenwochen einzusparen sein.

Ein brauchbarer Ansatz für eine quantitative Bestimmung und damit für die Ermittlung der Untergrenze eines Budgets für innerbetriebliches Wissensmanagement wäre demnach die folgende Kostenschätzung:

Bereits bei einer bewußt pessimistisch gerechneten Einsparung von 3 Personenwochen während der Einarbeitungszeit ließen sich unter den eingangs angegebenen Randbedingungen in Deutschland ca. 6 Mrd. DM einsparen. Über alle Beschäftigten eines Unternehmens wäre demnach ein Budgetansatz von jährlich ca. 60.000 DM je 100 Mitarbeiter nur für das Wissensmanagement aufwandsneutral - und das bei schnellerer Einsatzfähigkeit des neuen Mitarbeiters und sicher bei deutlich geringerer Belastung der Kollegen, deren Arbeitsleistung hier bewußt noch nicht in die Einarbeitungskosten eingerechnet wurde. Schon aus der empfundenen Fehlerhäufigkeit bei einzuarbeitenden Mitarbeitern könnte dieser Aufwand ohne weiteres mit mindestens einer weiteren Personenwoche der Kollegen angesetzt werden.

Diese Untersuchung belegt, daß neue Mitarbeiter nicht ausreichend mit unternehmensinternen Informationen versorgt werden, um von Beginn an effizient und fehlerfrei am neuen Arbeitsplatz operieren zu können. Dies ist ganz natürlich, jedoch die Dauer dieses Zustandes ist mit 9-10 Wochen sehr lang. Ein effizientes Wissensmanagement des Betriebes kann die Einarbeitungszeit um mindestens 30% verkürzen.

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Mehr: Den ausführlichen Artikel mit Abbildungen und Statistiken erhalten Sie gern auf Anfrage.

Dr. A. Schoeppe / www.jsmoin.com
Die Untersuchung wurde dankenswerterweise von Frau Yvonne Fresemann im Rahmen ihrer Diplomarbeit an der Nordakademie gAG Elmshorn für JSmoin durchgeführt.